Apprentissage Mod'Emploi : COORDINATEUR DE SECTEUR MANIFESTATIONS

COORDINATEUR DE SECTEUR MANIFESTATIONS

Administration

Publié le 25-03-2024 à 17:09:19

Lieu BOURGES

DGA : DGA SERVICE A LA POPULATION

DIRECTION : DIRECTION SPORTS ET VIE ASSOCIATIVE

SERVICE : Vie associative

SECTEUR : Manifestations sportives

Filière : Administrative

Catégorie : C

Cadres d'emploi cibles : Adjoint administratif

Grades cibles : Adjt adm

Supérieur hiérarchique : Sous la responsabilité de LENOIR Marc

MISSIONS DU SERVICE DE RATTACHEMENT

Recueillir, centraliser et analyser l'ensemble des demandes d'organisation de manifestations sur Bourges. Assurer le suivi administratif et logistique des manifestations, en lien étroit avec le responsable de service. Accompagner les organisateurs, les conseiller et les orienter. S'assurer de la coordination interne des services municipaux pour chaque projet. Forte relation avec les services de l'État (Préfecture, Police Nationale, Pompiers...). Management du secteur.

MISSIONS ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE

Coordination des manifestations :

Centralisation des demandes usagers par le biais d'un guichet unique.
Organisation de procédures à l'échelle de la collectivité.
Renseigner, conseiller, accompagner, orienter les organisateurs tant qu'un point de vue juridique, logistique que sécuritaire.
Organiser les rendez-vous avec les organisateurs, planifier le travail, créer des rétro-planning.
Régulièrement, participer à l'organisation même de l'événement, et présence le jour de la manifestation.
Travail en relation constante avec l'ensemble des services municipaux impactés. Coordination des apports de chacun.
Consolidation des réponses.
Élaboration de plans de masse (bâtiment, implantations extérieures, circuits...).

Traitement des dossiers et saisie des documents :

Recevoir, filtrer et traiter les courriers électroniques et papiers.
Utiliser l'outil informatique, les logiciels de gestion et des progiciels.
Réaliser des documents administratifs à destination de la hiérarchie, des élus ou des usagers (note, rapport, courrier, devis, synthèse...).
Réaliser et suivre des documents de travail internes (relevé d'indicateurs, mise en place de tableurs Excel, compte-rendu de réunion...).
Analyser les données et apporter des propositions d'évolution, rédiger les rapports d'activités et tout bilan utile.

FICHE DE POSTE :

Remplir et tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :

Les missions principales sont exécutées en fonction des priorités estimées par l'agent et font l'ibjet d'un point régulier avec le Responsable. L'agent prend des initiatives dans la mise en oeuvre de ses missions.

Liens fonctionnels : Animateurs-gestionnaires du site Hameau de la Fraternité/Merlattes/Pressavois

Travail en relation constante avec l’ensemble des services municipaux impactés et l’ensemble du service des sports.

COMPÉTENCES REQUISES Qualifications / Diplômes :

Diplôme exigé par le cadre d'emploi

Alerte email

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